Questo è un formato di riunione collaudato, che può essere usato come punto di partenza per l’organizzazione personale delle tue riunioni. È solo un suggerimento di come potrebbero essere distribuiti i ruoli. Se stai gestendo un nuovo club Agora, suggeriamo di iniziare con questo formato, finché non ne farai esperienza. In questa sezione, vengono spiegate solo l’organizzazione generale e la tempistica suggerita, ma non vengono forniti dettagli su come funziona ciascuno dei ruoli. Queste informazioni si possono trovare nel capitolo "Ruoli della Riunione di un Club". Il formato della riunione è essenzialmente lo stesso, che la riunione sia fisica oppure online. Prima della Riunione Il Facilitatore della Riunione dovrebbe arrivare molto in anticipo rispetto all’orario d’inizio programmato della riunione. Lo stesso dovrebbe: Preparare il locale, tavoli, sedie, leggio, posizionamento dei simboli del club e di Agora, ecc. Preparare gli strumenti che il Cronometrista userà per misurare e segnalare il tempo (cronometro, cartoncini con i colori del semaforo, ecc.) Stampare l'agenda Se è il caso, controllare che il sistema di luci e suoni e l’attrezzatura di proiezione funzionino correttamente. Se il club ha dispositivi di registrazione, impostarli e prepararli per registrare. Per riunioni online, il Facilitatore della Riunione dovrebbe avviare la riunione almeno 15 minuti, prima dell’orario d’inizio ufficiale. Alcuni club dispongono di una sezione a formato gratuito di “socializzazione”, che di solito dura fino a 30 minuti prima della riunione e molte ore dopo la stessa. Materiali necessari Riunioni Fisiche Per una riunione di club fisica, avrai bisogno dei seguenti materiali minimi: Un cronometro per discorsi a tempo Un modo per segnalare i limiti di tempo all’oratore. Questo avviene con indicatori verdi, gialli e rossi. Puoi usare luci o semplicemente pezzi di carta colorati. Moduli di riscontro per il pubblico. Tutti i membri del pubblico (anche gli ospiti) possono dare la loro valutazione ad ogni oratore su questi moduli di riscontro. Puoi usare modelli personalizzabili per i moduli di riscontro, come quello qui sotto, dal portale del Marchio (www.agoraspeakers.org/brand.jsp). Puoi usare il modello fornito, oppure crearne uno tuo. Penne per il pubblico e (specialmente) per il Cronometrista e il Linguista Agende stampate per la riunione La Parola del Giorno, stampata su uno o due fogli di carta, a lettere grandi, in modo che possa essere vista dagli oratori e dal pubblico più distante. Fogli di carta (o preferibilmente, modelli) per il Linguista, il Cronometrista e il Contatore di Intercalari Riunione Online Per la Riunione Online, è bene avere a portata di mano i seguenti link e materiali, nel caso i loro ruoli corrispondenti abbiano dimenticato Link agli Sfondi di Zoom che il Cronometrista può usare Link al Creatore di risorse in modo che il Linguista e il Cronometrista possano generare i loro modelli e sfondi Versioni pre-generate in PDF dei Fogli di Valutazione per ciascun progetto e ruolo. (Questi possono essere generati automaticamente dalla pagina per ciascun ruolo e progettot) Un PDF pregenerato per il Modulo di Riscontro Generale che i membri che non sono valutatori possono usare per fornire riscontro agli oratori Riunione Parte I - Iniziazione 1. Di solito il Facilitatore della Riunione richiama all’ordine e apre la riunione, dà il benvenuto a tutti, poi fornisce un’introduzione concisa alla persona che ha il ruolo di conduttore della riunione per quel giorno e gli dà la parola. 2. Il Conduttore della Riunione dà il benvenuto a tutti. Alcune cose buone che a questo punto può fare il Conduttore della Riunione sono: Ricordare a tutti di spegnere i rispettivi cellulari. Per le riunioni online, oltre a questo, chiedere che le persone spengano ogni possibile fonte d’interferenza e chiudano la porta della stanza in cui si trovano. Ricordare a tutti di non attraversare la stanza durante i discorsi. Per le riunioni online, ricordare a tutti che la sicurezza e il decoro devono essere sempre presenti. Ciò significa che nessuno dovrebbe guidare o intraprendere attività pericolose durante la riunione. Tutti devono essere vestiti adeguatamente e, infine, tutti devono avere le proprie videocamere sempre accese. Se ci sono ospiti, fornire un’introduzione generale su Agora Speakers International e sul club, il suo scopo, missione e cosa facciamo, e in che modo. Un aspetto che vale sempre la pena di spiegare agli ospiti è che la riunione non è un una forma gratuita di riunione in cui chiunque parla, ma segue un’agenda strutturata, con persone che eseguono ruoli specifici, per i quali si sono proposte in precedenza. Questo aiuta gli ospiti ad eliminare rapidamente il comune equivoco circa le riunioni di Agora La riunione si divide in sezioni diverse, con persone diverse incaricate di ogni sezione. I ruoli e le sezioni hanno obiettivi specifici, che sono spiegate in dettaglio nei materiali online. I ruoli sono volontari e tutti possono segnarsi per un ruolo I ruoli cambiano con ogni riunione, il conduttore della riunione oggi è una persona specifica, alla riunione successiva sarà qualcun altro Tutti vengono valutati, così che tutti possano migliorare ed imparare. A volte, vale anche la pena indicare espressamente questi aspetti durante l’introduzione. Se ci sono ospiti, questa è anche una buona opportunità per invitare ciascuno di loro ad alzarsi e a presentarsi al pubblico. Di solito, il Conduttore della Riunione può anche fare una semplice domanda, come “come hai saputo di noi?” o “cosa ti ha portato qui?”, ecc. Alcuni ospiti confondono l’invito a presentarsi con un invito a tenere un discorso di 20 minuti su due piedi. Il Conduttore della Riunione dovrebbe essere rapido ad interrompere simili discorsi vaganti, che potrebbero sviare l’intera riunione. Parte II - La Squadra di Valutazione 3. Il Conduttore della Riunione dà la parola al Cronometrista per 1-2 min, il quale spiega il suo ruolo, perché cronometrare è importante e come funzionano i segnali temporali 4. Il Conduttore della Riunione dà la parola al Linguista per 1-2 min, il quale spiega il suo ruolo e le cose che andrà a cercare. 5. Il Conduttore della Riunione dà la parola al Contatore di Intercalari per 1-2 min, il quale spiega il suo ruolo, l’importanza di evitare l’uso di intercalari e alcuni esempi di questi. In alcune riunioni, i ruoli di Linguista e il Contatore di Intercalari sono svolti dalla stessa persona. Inoltre, uno di loro introduce la “Parola del Giorno”. Lo scopo della Parola del Giorno è di allenare le persone ad essere flessibili quando parlano e ad adattarsi ai cambiamenti, invece di imparare discorsi a memoria. Parte III- Progetti 6. Per ciascun progetto, il Conduttore della Riunione: Invita il Valutatore del Discorso a spiegare gli obiettivi del discorso Invita l’Oratore a tenere il discorso Concede al pubblico tra 1-2 minuti, in modo che tutti possano scrivere il loro riscontro sull’oratore. Si raccomanda che i progetti siano ordinati in ordine crescente di difficoltà, per evitare di avere un intrattenitore forte prima di un oratore inesperto. 7. Prima che termini la parte dei discorsi preparati, il Conduttore della Riunione dà la parola all'Esperto di Domande Improvvisate, che procede con questa sezione. Di solito, questa sezione dura circa 15 minuti, con ogni risposta alle Domande Improvvisate della durata di 1-2 minuti. Questo è un buon momento per una breve pausa, se il club ha questa usanza, mentre dà altro tempo ai valutatori per concludere le loro valutazioni. Inoltre, ad alcuni club piace votare per il miglior oratore e la miglior risposta alle domande improvvisate. Questo sarebbe inoltre un buon momento per chiedere a tutti di votare e raccogliere i loro voti. Se c’è una sessione di voto, devi ripetere (e preferibilmente scriverli in un posto visibile) i nomi degli oratori e i nomi di tutti i partecipanti alla parte delle Domande Improvvisate. Parte IV - Valutazioni del Discorso 8. Dopo aver chiuso la sezione precedente, il Valutatore della Riunione chiede ai Valutatori del Discorso di esprimere le loro valutazioni, ogni valutazione di una durata di 3-5 minuti. 9. Dopo che tutte le Valutazioni del Discorso sono state consegnate, il Valutatore delle Domande Improvvisate sale sul palco e presenta il suo rapporto. Questa valutazione dura circa 5-7 minuti 10. Opzionale. Se il tuo club ha un Valutatore dell'Ascolto, ora sarebbe una buona opportunità per quel ruolo. Parte V - Valutazioni Tecniche e Conclusioni 11. Una volta terminata la parte precedente, il Contatore di Intercalari, il Linguista e il Cronometrista presentano i loro rapporti, per 1-2 minuti ciascuno, di solito in ordine inverso a come hanno partecipato all’inizio della riunione 12. Infine, il Valutatore della Riunione presenta la sua valutazione generale della riunione e di tutti i valutatori. Questa parte dura di solito 5-7 minuti 13. Il Conduttore della Riunione dà la parola a chiunque (specialmente ai responsabili del club) abbia bisogno di fare annunci. Questo è un buon momento per il Conduttore della Riunione per chiedere agli ospiti le loro opinioni sulla riunione, che sensazioni hanno avuto, ecc. 14. Il Conduttore della Riunione dà la parola al Facilitatore della Riunione, che conclude la riunione.